Repositorios que ALICIA sí cosecha.
La mayoría de implementaciones instala el software, pero los metadatos no cumplen y la cosecha nunca ocurre. Nosotros dejamos todo funcionando y acompañamos el trámite hasta la aceptación.
Para quién es.
Para universidades, institutos y escuelas de educación superior del Perú que producen investigación: tesis de titulación, trabajos de investigación, artículos y producción docente. Si su institución otorga grados o títulos, la Ley 30035 y RENATI le alcanzan, y el repositorio institucional deja de ser una mejora deseable para pasar a ser una obligación con plazo.
Normalmente nos llaman en una de estas tres situaciones:
- No tienen repositorio y necesitan uno antes de la próxima sustentación o de una visita de licenciamiento
- Tienen DSpace instalado hace meses, pero ALICIA no cosecha nada y nadie sabe explicar por qué
- Presentaron el trámite ante CONCYTEC, recibieron observaciones y el expediente quedó detenido ahí
Las tres se resuelven con el mismo trabajo, solo cambia por dónde se empieza. La evaluación no tiene costo y es la que dice cuál de las tres es su caso.
Por qué un repositorio no llega a ser cosechado.
Instalar DSpace es la parte fácil, y es donde termina la mayoría de implementaciones. Pero un repositorio instalado no es un repositorio cosechado: ALICIA solo recoge lo que puede leer, y para leerlo necesita que cada documento venga descrito exactamente como manda el perfil peruano de metadatos.
Cuando revisamos un repositorio que no cosecha, casi siempre es esto:
- Los metadatos obligatorios están incompletos, o escritos en un formato que el recolector no reconoce, y el registro se descarta entero
- La dirección OAI-PMH responde, pero devuelve los documentos sin los campos del perfil peruano, así que ALICIA no encuentra qué cosechar
- El grado académico, el asesor o el área del conocimiento se cargaron como texto libre y no con los términos oficiales de RENATI y OCDE
- El trámite ante CONCYTEC quedó a medias: llegaron observaciones y nadie les hizo seguimiento
Ninguno de esos cuatro problemas es del software. Por eso cambiar de plataforma no los arregla, y por eso el trabajo que cobramos no es la instalación: es dejar la ficha de cada documento en condiciones y sostener el trámite hasta que la cosecha empiece a ocurrir.
Lo que dejamos funcionando.
01Implementación de DSpace
Instalamos y configuramos DSpace en el dominio de la institución, listo para recibir tesis, artículos y documentos desde el primer día.
02Guía para ser aceptado en ALICIA
Acompañamos el trámite: qué presentar, en qué orden y qué corregir, hasta que CONCYTEC apruebe el repositorio y empiece a cosecharlo.
03Conexión con el recolector (OAI-PMH)
Dejamos activada la dirección por la que ALICIA recoge automáticamente lo que ustedes publican, y verificamos que responda correctamente.
04Ficha de cada documento
Cada publicación queda descrita con los 38 datos del perfil peruano (autor, asesor, grado, fecha, resumen), con los 29 obligatorios completos: es el motivo más común de rechazo.
05Clasificación oficial
Aplicamos las áreas del conocimiento (OCDE) y los términos de grado de RENATI, para que las tesis aparezcan donde corresponde en las búsquedas.
06Enlace permanente y licencia
Cada documento recibe una dirección que nunca cambia y la licencia Creative Commons que la institución decida, declarada de forma legible por otros sistemas.
07Visibilidad internacional
Subdominio propio para el repositorio y registro en OpenDOAR, el directorio mundial de repositorios de acceso abierto.
08Capacitación y soporte
Enseñamos al personal a subir y aprobar documentos, y acompañamos un mes desde la puesta en producción.
Trabajamos con DSpace por ser la plataforma que CONCYTEC recomienda, y la implementación se ajusta a las colecciones, flujos de aprobación y políticas de acceso que defina cada institución. Fuente: guía y directrices de ALICIA, Directiva N° 003-2022-CONCYTEC-P y Ley 30035.
Preguntas frecuentes.
Lo que nos pregunta una institución antes de decidir.
Ya tenemos DSpace instalado y no nos cosechan. ¿Hay que empezar de nuevo?
Casi nunca. Lo habitual es que el software esté bien y el problema esté en las fichas de los documentos y en el trámite. Se revisa el repositorio como está, se corrigen los metadatos y se retoma el expediente donde quedó. Empezar de cero suele ser la opción más cara y la menos necesaria.
¿Cuánto demora ser aceptado en ALICIA?
Eso lo decide CONCYTEC, y ningún proveedor honesto le puede dar una fecha. Lo que sí controlamos es llegar con todo completo desde la primera presentación, que es lo que evita la rueda de observaciones y reenvíos donde se pierden los meses. Acompañamos el trámite hasta la aceptación, no hasta la entrega del sistema.
¿Qué son los metadatos obligatorios y por qué importan tanto?
Son los datos con los que se describe cada documento: autor, asesor, grado académico, fecha de sustentación, resumen, área del conocimiento y otros. El perfil peruano define 38 en total, de los cuales 29 son obligatorios. Si a un documento le falta uno, ese registro no se cosecha. Es el motivo de rechazo más común que vemos.
¿Podemos migrar el repositorio que ya tenemos sin perder lo publicado?
Sí. Los documentos, sus fichas y sus archivos se migran completos. Lo que cuidamos con especial atención son los enlaces permanentes, para que las direcciones que ya estén citadas en tesis o en trabajos de otros autores no queden rotas después de la migración.
¿Sirve para un instituto o solo para universidades?
Sirve para los dos. Los dos repositorios que tenemos en producción son de escuelas de educación superior pedagógica, no de universidades. La norma no distingue por tipo de institución, sino por producción de investigación con fondos públicos.
¿Quién sube las tesis después de la implementación?
El personal de la institución, normalmente desde biblioteca o la unidad de investigación. Por eso la capacitación es parte del trabajo: enseñamos a cargar, describir y aprobar documentos, y acompañamos un mes desde la puesta en producción para que las primeras cargas salgan bien.
¿Dónde se aloja el repositorio?
En el servidor de la institución o en uno que operamos nosotros, con un subdominio propio. Si elige lo segundo, el alojamiento va por los planes mensuales y se cotiza aparte de la implementación.
¿El repositorio queda a nombre de la institución?
Sí. El dominio, el registro en OpenDOAR y el expediente ante CONCYTEC van a nombre de la institución, no del proveedor. Nosotros figuramos como quien lo implementó, nada más.
¿Se puede sustentar la compra en un expediente de contratación?
Sí. El monto se fija tras la evaluación, que no tiene costo, y se detalla por concepto para que el área de logística pueda sustentar cada línea del expediente.
Pida su cotización.
Implementación de DSpace, metadatos revisados, cosecha validada, guía para ser aceptado en ALICIA y un mes de soporte incluido. El monto se fija tras la evaluación, que no tiene costo, y se detalla por concepto para el expediente. El alojamiento mensual es opcional.